Los problemas del papel en la oficina

Vivimos en una época de cambios tecnológicos enormes. Aun así, resulta irónico que el papel siga siendo el soporte fundamental para muchas empresas. Aunque digitalicen facturas, reportes y documentación, a menudo se resisten a desechar los originales por temor a perder garantías legales. Por eso el archivo de papel tradicional sigue en auge.

Oficinas llenas de facturas, carpetas y cajas de documentos son el día a día en muchas empresas: espacios limitados y desordenados.

Desde hace un tiempo algunas organizaciones implementan la oficina sin papeles, pero aún no es una práctica común entre pequeñas y medianas empresas, renuentes al archivo digital.

Principales problemas del papel en la oficina

• Desorden: papeles apilados, diarios, boletines y fotocopias por todos lados, lo que dificulta acceder a la información con rapidez.
• Nadie sabe con certeza dónde encontrar la información: los papeles se mezclan, se rompen y se separan, y la responsabilidad no recae sobre nadie.
• Al mezclarse los documentos, cada quien conserva o elimina lo que le parece oportuno.
• No hay tiempos ni normas claras de archivo o clasificación.
• Existe el riesgo de perder carpetas y documentos importantes.

El proyecto de una oficina sin papel está tomando auge porque elimina estos problemas y aporta beneficios a la rentabilidad. Si te interesa convertirte a ese modelo, el primer paso es estar convencido: el trabajo puede ser laborioso, pero vale la pena.